Todos los años llega el temido momento en que miles de autónomos deben realizar la declaración de la renta anual.

El temor nace, sobre todo, de la incertidumbre. Siempre existe el miedo de que algo no se haya hecho correctamente. Desafortunadamente, hasta que no se tiene el resultado, no hay manera de saber si todo está bien.

Sin embargo, existen algunas cuestiones que podemos tener en cuenta a la hora de hacer la declaración y presentarla, para asegurarnos que no nos encontraremos con sorpresas una vez que tengamos el resultado.

A continuación haremos un listado de tips y consejos para que la declaración de la renta 2021 – 2022 se haga de la mejor manera posible.

Cómo evitar perder la cabeza con la declaración de los impuestos siendo emprendedor

Conoce qué IRPF te corresponde

La declaración de la renta es básicamente la declaración anual del IRPF―Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas― que están obligados a hacer anualmente gran parte de los contribuyentes.

Hablamos de gran parte, ya que hay muchos que, por varios motivos, pueden estar exentos. En el caso de los autónomos, casi la totalidad está obligada a hacerlo.

Es casi imposible calcular el IRPF que se puede aplicar de manera general. Se trata de un impuesto personal y, por tanto, hay que tener en cuenta muchos factores propios a la hora de calcularlos.

La actividad que se lleva a cabo es lo primero, pero más aún los ingresos y gastos que la actividad genere. Estos deberán presentarse en su totalidad si hacemos una estimación directa y de ahí se calculará el porcentaje de IRPF que corresponde.

Por el contrario, si nos decantamos por una declaración en módulos, el IRPF se calculará en base a unos niveles preestablecidos sobre la actividad, antigüedad y otras características.

La comunidad autónoma es otro factor a tener en cuenta. Dependiendo en qué zona esté situado nuestro negocio también afectará al porcentaje de IRPF. 

Existen variaciones ―aunque no muy significativas― en el tramo de IRPF tanto en la parte de impuestos como en las deducciones que se aplican en algunas comunidades de manera distinta a otras.

Entiende de qué se trata realmente el IVA

Otro problema muy frecuente que se puede encontrar entre emprendedores y autónomos es que no entienden correctamente el IVA y su funcionamiento.

Cuando hablamos de IVA, nos referimos al Impuesto sobre el Valor Añadido, que es un impuesto que se aplica a casi todos los productos o servicios en venta. Obviamente, como con todo, hay productos exentos, pero son la minoría.

Lo principal, es saber si los productos o servicios que ofrecemos son de los pocos que están exentos. De ser así, no debemos incluirlos en las facturas ni tickets.

En el caso contrario, será necesario incluir el porcentaje de IVA aplicable a ese producto. El IVA no es un porcentaje fijo, sino que varía en base a ciertos umbrales en los que están catalogados los servicios y productos.

Es necesario entender que el IVA no es un valor que nosotros añadimos y ganamos sobre cada producto. Al contrario, se trata de una suma que retenemos pero que no es nuestra ni forma parte de nuestras ganancias. 

Trimestralmente se realiza una devolución de este IVA que hemos repercutido y se devuelve al estado, que es el legítimo propietario de esta cantidad.

No entender el IVA, su funcionamiento y, sobre todo, a quien corresponde, puede llevar a más de un problema contable. 

No son ganancias, no es de nuestra propiedad y es necesario devolverlo. Teniendo eso en mente, te puedes asegurar que no tendrás problemas en tu declaración anual.

Guarda tus justificantes

Hay a quien entender la declaración de la renta como una auditoría le funciona como método para llevar sus cuentas de manera más estricta.

Si utilizamos este método, debemos tener en cuenta que todo gasto e ingreso que se declara, debe venir justificado de un documento que atestigüe que es verdad. Básicamente, debemos presentar pruebas de todo lo que estamos declarando.

Tener justificantes de nuestros ingresos es sencillo. Si tenemos nuestros papeles en regla, tendremos facturas generadas por nosotros mismos y almacenadas que indican que se ha cobrado, a quien y en qué fecha.

Lo mismo debería suceder con los gastos, solo que nos encontramos del otro lado de la transacción. Tras cada compra, recibimos un justificante, ticket o factura que indica exactamente la misma información.

Hay que reprimir el acto reflejo de tirar estos papeles, ya que son de vital importancia a la hora de declarar la renta. Tendremos que justificar cada gasto y estos tickets o facturas son la única manera que tenemos de hacerlo.

Lo aconsejable es guardar estos justificantes durante 5 años, para asegurarnos que no tendremos problemas en el futuro. 

Además, debemos asegurarnos que los justificantes contienen toda la información necesaria como la fecha, el importe o la razón social. De lo contrario, aunque lo conservemos, no podrá ser considerado como justificante de cara a la ley.

Esto último conviene también tenerlo en cuenta para las facturas que nosotros o nuestra empresa genera. No solo supone problemas para quien recibe el justificante, sino también para quien lo crea, ya que no tiene validez legal.

No olvides las fechas

A la hora de declarar el IRPF hay algunas fechas que debes tener grabadas en la memoria ya que olvidarlas puede conllevar multas económicas considerables. 

Entre los motivos por los cuales recibir una multa, no haber recordado una fecha es de los peores. Sobre todo porque es fácilmente evitable.

Como primera fecha o período a tener en cuenta está el vencimiento del IVA. Se hayan o no generado ingresos o hecho ventas, es necesario que cada tres meses declares el IVA que has repercutido.

Como hablamos en el punto anterior, el IVA es un impuesto que aplica a casi cualquier producto en mayor o menor medida, y que es necesario ― y muy importante― devolver a la Hacienda Pública.

También es primordial conocer cada año la ventana en la que es necesario presentar la declaración del IRPF. Cada año, entre abril y junio, hay un periodo de aproximadamente 3 meses para presentar la declaración de la renta.

Quienes presentan su declaración los primeros días suelen ser aquellos que primero reciben su devolución, por lo que es recomendable no dejarlo para último momento.

No presentar la declaración en el plazo establecido, puede conllevar recargos de entre el 5% y el 20% de la declaración, dependiendo los meses de retraso.

Conocer las deducciones aplicables

No todo es pagar a la hora de hacer la declaración de la renta. También existen algunos gastos que podemos presentar y que son deducibles de nuestra renta.

Como mencionamos anteriormente, dependiendo de la comunidad autónoma, puede haber deducciones particulares que nos pueden afectar. Pueden estar ligadas al tipo de actividad, o personal.

Suelen aplicarse para fomentar determinadas labores o la contratación de perfiles específicos, a menudo en riesgo de extinción o exclusión.

También están las deducciones generales estatales, como los donativos para ONG, afiliación a partidos políticos o sindicatos, que son genéricas y menores, o por haber comprado una vivienda habitual antes de 2013, más específicas.

Hacer uso de software específicos

No existe un programa aún que nos ayude a realizar de forma automática la declaración de la renta. El programa de la Hacienda Pública “Renta web” es lo más cercano, pero simplemente sirve para presentarla, no para realizarla.

Si en nuestro negocio hacemos uso de un buen software de contabilidad, sin embargo, la tarea de juntar los documentos para su presentación es mucho más sencilla.

Muchos programas, de hecho, nos dan la opción de descargar directamente un fichero con todas las facturas emitidas y recibidas para poder simplemente adjuntar este archivo en la página web correspondiente.

Además, es una muy buena manera de mantener los documentos importantes a mano, bien organizados y actualizados.

El orden y la correcta organización es primordial para el buen funcionamiento de cualquier negocio, pero también es útil a la hora de realizar la declaración de nuestros impuestos.

De esta manera evitamos presentar facturas o documentos erróneos, que no corresponden con el período correcto o, en el peor de los casos, no presentar todos los documentos necesarios.

Conclusión

No existe una fórmula mágica que nos ayude a realizar la declaración anual de nuestros impuestos. Se trata de un proceso estructurado que debemos, si o si, realizar.

Sin embargo, estas pequeñas prácticas que hemos enumerado no suponen un gran esfuerzo pero pueden marcar la diferencia.

Son pasos sencillos, que no implican ninguna inversión ni esfuerzo, pero que en su conjunto pueden marcar la diferencia.

Podríamos resumirlo en estar atento y conocer los impuestos y deducciones que nos corresponden, guardar todos los documentos que nos pueden servir, recordar las fechas importantes y mantener el orden.

Con estas pocas acciones, la declaración de la renta dejará de ser un dolor de cabeza y se convertirá en un trámite más.