Con los avances de WordPress, y especialmente gracias a los miles de plugins gratuitos que le añaden funcionalidades avanzadas, prácticamente no hay nada que no puedas hacer con WordPress.
Y con la adopción de WordPress por parte de los diarios digitales cada vez se hace más evidente mejorar el control editorial de contenidos y usuarios. WordPress trae algunas funcionalidades que nos ayudarán, como por ejemplo la gestión de usuarios:

1. Administrador: acceso total, incluidas actualizaciones e instalaciones de plugins y temas, ajustes generales y control total de los contenidos.
2. Editor: control total de los contenidos propios y de otros (entradas y páginas), pero sin acceso a funciones de administración del sitio como instalaciones, actualizaciones, cambiar de tema, etc.
3. Autor: creador de entradas, con capacidad de publicar directamente en la web artículos completos con contenido multimedia.
4. Colaborador: creador de entradas pero sin capacidad de publicar directamente en la web sus artículos, que deberán ser aprobados por un editor. Tampoco tiene, por defecto, capacidad de subir imágenes.
5. Suscriptor: usuario registrado que puede cambiar su perfil, ver entradas privadas y comentar sin necesidad de introducir datos cada vez pues lo reconoce WordPress.

Estas capacidades de cada rol de usuario vienen definidas por defecto, pero se puede obtener mayor control instalando un plugin como Members, que nos permitirá definir las capacidades personalizadas para cada tipo de usuario por defecto, o incluso crear nuevos roles de usuario para, por ejemplo, crear un perfil de autor con capacidad de añadir imágenes.

Además de esta funcionalidad principal, también permite hacer privado tu sitio si está en construcción, de manera que solo puedan verlo los usuarios registrados, y lo que es más interesante, un sistema de permisos de contenido, mediante el que puedes definir en cada entrada qué rol de usuario podrá verla, completa o en parte.

Es un plugin absolutamente imprescindible en cualquier WordPress con más de un usuario, y yo siempre lo uso en todos mis sitios multiusuario. Una utilidad que se echa en falta en WordPress para el control editorial es el hecho de que los colaboradores reciban avisos de la publicación de sus artículos, algo que puedes solucionar añadiendo un aviso de publicación automático.
También mejorará el entorno de colaboración editorial personalizar la ayuda de WordPress, con indicaciones precisas de lo que esperas de los autores de contenido. Y si quieres elaborar un sistema completo, adicional, de información de uso del editor o incluso ofrecer un tutorial completo para los creadores de contenidos siempre puedes usar.

Lo que si ofrece WordPress por defecto son diversos estados de publicación que ayudarán a gestionar los contenidos de los usuarios:

• Publicado: estado mediante el cual el contenido aparece en la web. Solo disponible para Administrador, Editor y Autor.
• Borrador: estados intermedio para realizar modificaciones a una entrada, accesible para todos los roles de usuario.
• Pendiente de revisión: es el estado por defecto para el rol de Colaborador, que requiere la aprobación de un Editor. También pueden usarlo el rol de Autor, Editor y Administrador si lo desean, para distinguir contenidos en borrador de otros que requieran un tratamiento especial.
• Fija: estado de visibilidad especial mediante el cual una entrada permanece estática en la parte principal de la web o se fija en la sección de entradas destacadas (según el tema utilizado).
• Protegida por contraseña: estado de visibilidad mediante el cual la entrada requerirá una contraseña, definida por el autor, para poder ver el contenido de la misma.
• Privada: estado de visibilidad especial mediante el cual solo los usuarios registrados, de cualquier rol, podrán ver el contenido.
• Programada: estado de publicación configurable por fecha y hora, para que la entrada se publique automáticamente, o se en una fecha y hora determinada sin más intervención por su parte.

Pero podemos extenderlo aún más … Porque si quieres dar un paso adelante y crear un entorno de control del flujo editorial y de publicación completo hay dos sistemas que convierten WordPress en una editorial prácticamente completa, adaptando sus funcionalidades a este objetivo.

Uno de ellos es el tema Annotum, un completo sistema de control editorial orientado al entorno académico, que convierte tu WordPress, en una combinación de funciones y tema adaptado, en un entorno de publicación académico completo, con todas las funcionalidades de gestión de autores, contenidos y publicación que puedes necesitar.

Por otro lado, tenemos Edit flow, un plugin realmente maravilloso, que añade diversos módulos para el total control del flujo editorial:
Calendario de publicaciones, para tener presente de un vistazo toda la programación de contenidos.

• Estados de publicación personalizados, sumados y/o modificados a los de WordPress, que se integran en el editor, calendario y flujos para tener un mayor control de los contenidos.
• Comentarios editoriales, para una comunicación interna, en el Escritorio de WordPress y en cada entrada, de los distintos usuarios con capacidades de edición.
• Metadatos editoriales para poder definir cualquier tipo de información, que se guardará con la entrada pero no será visible en la web, para dar información adicional a los distintos autores del flujo editorial.
• Avisos de publicación e incluso comentarios editoriales.
• Página de historial editorial, completa, para revisar todo el flujo de contenidos por autor, categoría, estado de publicación, realmente útil.
• Grupos de usuarios, adicionales y complementarios con los roles por defecto de WordPress o creados con Members, pero que debes sincronizar para que se integren en el flujo editorial. Una vez definidos, la labor previa más importante, ya puedes empezar a gestionar tu WordPress como una editorial completa.

Como puedes comprobar es de lo mejorcito, sin nada que envidiar a sistemas de control editorial tradicionales. Lo mejor de todo es que es completamente gratuito y ampliable hasta el infinito mediante módulos o modificándolo tu a tu gusto, como todo en WordPress.
Otro plugin que también ofrece sistema de seguimiento de estados del contenido, menos completo pero que también puede servirte es Content Progress. Por otra parte, si solamente quieres avisos de aprobación de contenidos listos para publicar igual te llega con, por opciones que no quede. Pero ahí no queda todo, para un control editorial completo seguro que también quieres añadir estas otras funcionalidades:

1. Control de cambios en el editor de WordPress, mediante ICE visual revisions, una pequeña maravilla.
2. Añadir iconos adicionales al editor de WordPress, para que ningún colaborador eche nada en falta.

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